Synode jetzt mit OpenSlides 4.0

Alle Ausschuss- und Synodenunterlagen an einem Ort? Im Vorfeld und während der Tagung gemeinsam an Anträgen arbeiten und vor Ort digital abstimmen? Das alles funktioniert mit dem Versammlungssystem OpenSlides. Ab sofort auch Gremienübergreifend und mit umfangreichem Archiv dank OpenSlides 4.0.

In der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg wird OpenSlides seit 2020 eingesetzt und die Nutzung stetig ausgebaut. In meiner Funktion als Mitarbeiter im Referat Bildung der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg unterstütze ich das Synodenbüro bei der Arbeit mit OpenSlides. In der bisherigen Version mussten für die Vorbereitung einer neuen Tagung einige Dinge bereinigt werden und später konnte nicht auf einfachem Weg auf Abstimmungsergebnisse oder Redelisten vorangegangener Tagungen zurückgegriffen werden. Das ändert sich mit der Version 4.0.

OpenSlides ist ein freies, webbasiertes Präsentations- und Versammlungssystem zur Verwaltung und Projizierung von Tagesordnung, Anträgen und Wahlen einer Versammlung.

– Wikipedia

OpenSlides 4.0 mit Gremienmanagemenåt

In der neusten Version wird ein umfangreiches Gremienmanagement eingeführt. Das bedeutet, dass Organisationen mit beliebig vielen Gremien und Veranstaltungen arbeiten können (ggf. abhängig vom Leistungspaket).

Das Gremienmanagement in OpenSlides ermöglicht es, einmalige oder wiederkehrende Veranstaltungen zu definieren. So entsteht ein umfangreiches Archiv vergangener Veranstaltungen, was gerade für Synoden im kirchlichen Bereich interessant ist. So kann auch nach drei Jahren noch genau nachvollzogen werden wie Ergebnisse bei Abstimmungen aussahen ohne seitenweise Protokolle zu wälzen – Gremienübergreifend.

In Oldenburg haben so Synodale Zugriff auf Tagungsunterlagen der Synode und Unterlagen aller Ausschüsse, in denen sie sich engagieren – mit einem einzigen Login. Mit wenigen Klicks erhalten sie bei Veränderungen von Ausschüssen oder neuen Gremien alle notwendigen Zugriffe und Unterlagen.

Eine Erweiterung auf unterschiedliche Ebenen oder Gremienstrukturen ist durchaus denkbar. Künftig ist es technisch beispielsweise auch möglich Anträge zwischen verschiedenen Gremien weiterzuleiten.

OpenSlides vereinfacht Sitzungsarbeit

Mit OpenSlides können Abstimmungen wesentlich schneller durchgeführt werden als mit der klassischen Zettelmethode. Außerdem bietet die Nutzung gerade auch Protokollführenden eine wesentliche Vereinfachung. Hier hilft beispielsweise auch die digitale Redeliste, die mit genauen Zeitstempeln dokumentiert wer wann zu welchem Thema gesprochen hat.

Eine Bereitstellung von Unterlagen für Gäste, Referent*innen oder auch Pressevertreter*innen ist mit der umfangreichen Rechteverwaltung ebenfalls möglich.

Umsetzung ausbaufähig

Die WLAN Verbindung im Tagungsraum muss dringend stabil und zuverlässig laufen. Die Erfahrungen zeigen aber, dass OpenSlides wenig Datenhungrig ist und so auch ohne Hochleistungsnetz gut gearbeitet werden kann. Außerdem braucht es affine Menschen vor Ort, die bei Problemen helfen können – oft hilft es einfach die Seite neu zu laden.

Für die nächsten Tagungen planen wir im Vorfeld kurze Zoomtreffen, die kurz vor der Tagung noch einmal die wichtigen Funktionen (Abstimmungen, Wahlen, etc.) auffrischen.

Wichtig bleibt – nicht nur – bei der Nutzung von OpenSlides, dass regelmäßige Updates gemacht werden und Menschen mit dem Umgang ihrer Endgeräte vertraut sind.

Kontakt zu OpenSlides

Bei der Einrichtung von OpenSlides kann ich die Zusammenarbeit mit der Intevation GmbH in Osnabrück sehr empfehlen. Hier helfen engagierte und kompetente Mitarbeiten

TaskCards als Alternative zu Padlet

Schon vor der Corona Pandemie nutzten viele Menschen digitale Tools wie beispielsweise Padlet. Doch seit der Pandemie ist die Nutzung vermutlich erheblich gestiegen. Als es darum ging schnelle und praktikable Lösungen zu finden, blieb der Datenschutz schnell auf der Strecke. Ich weiß selbst noch, wie wir innerhalb weniger Stunden einen Discord-Server gestartet haben und ihn in kurzer Zeit zu einem Treffpunkt für viele junge Menschen gemacht haben – Datenschutz war da zweitrangig.

Digitale Pinnwände sind das neue normal?

Inzwischen nutzen wir alle viele Tools im Alltag und zum Glück lassen wir das auch nicht alles sein, jetzt wo Corona zwar nicht vorbei ist, aber die Pandemie zumindest. Padlet gehört dazu. Digitale Pinnwände sind heutzutage unverzichtbar geworden. Als Materialbörse, als Infopools, als Unterrichtsunterstützung und und und.

Zum Ende des Jahres gibt es erfreuliche Informationen aus der EKD Stabsstelle Digitalisierung: TaskCards nutzt jetzt kirchlichen Datenschutz und kann damit rechtssicher im Rahmen der kirchlichen Arbeit (und auch darüber hinaus) genutzt werden – für alle anderen sei gesagt, dass TaskCards eben auch DSGVO konform zu nutzen ist.

Mit TaskCards kann man auch Online-Pinnwände erstellen. Auf den Pinnwänden können dann wiederum die sogenannten TaskCards veröffentlicht werden. Dabei können die TaskCards aus Texten, Bildern, Links und Dateianhängen bestehen – ähnlich wie eben Padlet.

Aber

„Die TaskCards Plattform wird von der deutschen Firma dSign Systems GmbHentwickelt und betrieben. Die Server für taskcards.de stehen ausschließlich in Deutschland. Wir bemühen uns um den größtmöglichen Datenschutz und verzichten weitestgehend auf persönliche Daten. Die Plattform erfasst nur für den Betrieb unbedingt notwendige Informationen. TaskCards ist zu 100% konform zur DSGVO.“ (taskcards.de)

TaskCards bietet sich als rechtssichere Alternative zu Padlet an, weil der Datenschutz ein hohes Gut ist. Die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg hat einen Rahmenvertrag mit TaskCards abgeschlossen und auch für alle anderen Organisationen lohnt sich ein Blick auf die Padlet-Alternative.

Komplexität und Sprachlosigkeit.

„Hohe Spritpreise führten zu Hamsterkäufen von Speiseöl“
„Bei 300.000 Neuinfektionen täglich wurde die Maskenpflicht aufgehoben“
„Eine Impfplicht scheiterte am Papiermangel“
„Der Verzicht auf Schnitzel wird als Bedrohung angesehen“
Unsere Kinder müssen später doch denken, dass ihr Geschichtsbuch von Bekifften geschrieben wurde. (inspiriert von @Nacktmagazin)

Manchmal hoffe ich, dass das alles nur ein Traum ist. Dass irgendwelche Rauschzustände bei mir diesen Blick auf unsere wunderbare Welt auslösen. Aber es ist kein Traum. Es ist harte Realität.

„Während Kinder in der Ukraine in belagerten und bombardierten Städten Wasser aus Pfützen trinken, fahren Hilde und Heinz bei uns mit dem SUV bei Aldi vor und prügeln sich um Mehl, Klopapier und Sonnenblumenöl. Diese Welt macht mich komplett fertig“ (via)

Zugegeben, etwas platt. Aber ja, diese Welt macht mich komplett fertig.

Sie macht mich sprachlos.

Und dann frage ich mich immer wieder: was kann ich tun. Ich ganz konkret. Und wir.
Ich scheitere an der Komplexität der Sache.

Was bringt es eigentlich der Welt, wenn ich das Auto stehen lasse? Wenn ich meinen Fleischkonsum verringere? Wenn ich den Computer während längerer Meetingpausen auch mal zuklappe? Wenn ich weniger egoistisch durch die Welt gehe?

Es ist ein komplexes Konstrukt. Krieg. Frieden. Klima. Pandemie. Und doch hängt vieles zusammen.

Wo also anfangen? Fleischverzicht im Jugendverband. Ein Beispiel. Ein Aufschrei und um es mit Worten des Vorstandes der ejo zu beschreiben doch so klar:

„Wir haben diesen Beschluss gefasst, weil wir als Evangelische Jugend den Auftrag haben Gottes Schöpfung zu bewahren. Wir wollen mit unserem Handeln und mit diesem Beschluss eine nachhaltige Lebensweise fördern und deutlich machen, dass wir im Jahr 2022 angekommen sind und nicht so weitermachen können wie bisher. Wir müssen uns selbst bewegen, an unseren Strukturen rütteln und Gewohntes hinterfragen.“ (via)

Oder Anna-Nicole Heinrich, Präses der EKD, die es auf den Punkt bringt, warum Schnitzelverzicht für viele ein Problem ist: „Verzicht und Begrenzung scheinen uns so bedrohlich, dass wir lieber so lange weitermachen, bis es nicht mehr geht. Und dann bedroht uns auf einmal, dass wir jetzt umsteuern müssen.“

Viele kleine Dinge und Taten helfen uns dabei das große Ganze zu verändern. Wusstet ihr zum Beispiel, dass nur 20 % des in Deutschland angebauten Getreides von Menschen verzehrt werden – von Tieren hingegen 58 %?

Weniger Fleisch = mehr Getreide? Mehr Getreide = weniger Hungersnot? Weniger Hungersnot = mehr Gerechtigkeit? Mehr Gerechtigkeit = weniger Krieg? Es ist komplex.

Aber jede*r von uns kann einen Teil dazu beitragen.

Es geht gar nicht darum das eigene Leben komplett zu verändern. Aber es geht darum bewusster zu leben. Den eigenen Konsum zu überdenken und die Lebensweisen anzupassen. Das ist manchmal unbequem. Aber es gehört dazu.

Ich wünsche uns den Mut, die Kraft und die Ausdauer, weiterhin mit unseren Mitteln an einer gerechten Zukunft zu arbeiten. An einer enkelgerechten Zukunft. Einer Zukunft für uns alle und für alle die nach uns kommen werden.

Selig sind, die Frieden stiften.

Gedanken von mir zum Start in die Teamsitzung des Landesjugendpfarramtes am 31. März 2022.

Digitale Synode

In der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD), einer Gemeinschaft von 20 lutherischen, unierten und reformierten Kirchen in Deutschland, haben inzwischen viele Synoden digital stattgefunden. Eine Synode bezeichnet das höchste Gremium einer Kirche.

Eine digitale Synode zu veranstalten ist etwas anderes als ein Zoom Meeting zu starten und zu moderieren. Es hängen sehr viele – zum Teil sehr kleinteilige – Dinge an einer solchen Veranstaltung und in diesem Beitrag möchte ich von meinen Erfahrungen als Projektleitung berichten und vielleicht ein paar hilfreiche Tipps teilen.

Die 1. Digitale Synode der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg

Während wir in der Evangelischen Jugend Oldenburg unsere erste digitale Vollversammlung schon hinter uns gebracht haben, lag die Synode der oldenburgischen Kirche am 19. und 20. November noch vor den verantwortlichen Personen. Und so kam es auf Umwegen dazu, dass unsere Kirchenleitung mich am 5. November 2020 mit der Projektleitung für die 1. Digitale Synode der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg beauftragte – knapp 14 Tage vor der Tagung. Ein sportliches Vorhaben – aber nicht unmöglich. Und ich möchte vorwegnehmen, dass wir in Oldenburg die Synode ganz ordentlich durchgeführt haben.

Eine krasse Erfahrung. Aber eine schöne Erfahrung mit bleibenden Erinnerungen und so manch Augen öffnenden Momenten.

Angebote einholen, IT Infrastruktur testen und umbauen, Software einführen, Verhandlungen führen, Verträge eintüten, Teams zusammenstellen, Tische stellen, Räume messen und Aufgaben verteilen … und das ist lange noch nicht alles.

Wir unterstützten Synodale bei der Einrichtung ihres heimischen Arbeitsplatzes, schulten sie im Umgang mit Zoom und Polyas (einem Abstimmungstool) und standen für Rückfragen zur Verfügung. Wir halfen auch dabei innere Barrieren gegenüber digitalen Formaten abzubauen. Im Oberkirchenrat sorgten wir für eine bestmögliche Begleitung des Präsidiums und für die Einbindung anderer Personen wie die Kirchenleitung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Finanzabteilung und und und.

Wir. Wir waren neben mir sehr engagierte digital affine Menschen, Synodenprofis, Hausmeister, Verwaltungsmitarbeitende, die IT Abteilung und und und.

Das Team Digital sorgt im Hintergrund für die technische Umsetzung

Der Aufbau

Für die Durchführung der Synode war uns wichtig, dass das Präsidium gemeinsam mit dem Synodenbüro und technisch verantwortlichen Personen an einem Ort zusammenkommt.

So sind Absprachen (besser) möglich und es entsteht für die Teilnehmenden zumindest dahingehend ein Gefühl der Normalität. Wir haben in einem großen Tagungsraum mit beinahe 140 Quadratmetern im Oberkirchenrat gemeinsam mit dem Präsidium, dem Synodenbüro und einem Team digital getagt.

An zwei Tischreihen konnten die Präsidiumsmitglieder ausgestattet mit Konferenzmikrofonen und Webcams der Synode folgen. Für Wortbeiträge gab es eine separate Kamera, die die sprechende Person „einfing“ und so auf die Bildschirme der Teilnehmenden brachte – gute Ton- und Bildqualität sind das A und O.

Von der Kapelle des Oberkirchenrates aus nahm die Kirchenleitung mit einem ähnlichen Aufbau an der Tagung teil. Hier platzierten wir – ebenfalls betreut von einer professionellen Kameratechnik – ein Redepult für Einbringungsreden und Diskussionsbeiträge.

In der Kapelle des Oberkirchenrates in Oldenburg

Für die Tagungsräume gab es Lüftungsbeauftragte, die im Rahmen eines Hygiene-Konzeptes für die regelmäßige Belüftung der Räume sorgte.

Die Tools

Zoom

Zoom bildet in diesen Zeiten wohl die Basis für sehr viele digitale Veranstaltungen und so verließen wir uns auch für die digitale Synode auf eines der besten Videokonferenztools am Markt.

Gemeinsam mit der Connect4Video konnten wir eine DSG-EKD (EKD-Datenschutzgesetz) konforme Lösung von Zoom an den Start bringen und profitieren davon auch in der Zukunft.

Öffentliche Abstimmungen, Breakout-Rooms und andere Funktionen von Zoom sind für viele Beteiligte bereits Bestandteile im Alltag gewesen und durch zwei Schulungsabende im Vorfeld bestand für Synodale die Möglichkeit den Umgang mit diesen Funktionen im Hinblick auf die Synode zu testen.

Mein Dank gebührt an dieser Stelle der Stabstelle Digitalisierung der EKD, die schon vor mehreren Monaten genau diese Lösung auf den Weg gebracht hat, die wir jetzt auch nach Oldenburg geholt haben.

POLYAS

POLYAS ist ein Anbieter von Online-Wahlsystemen mit Hauptsitz in Kassel. Dabei setzt das deutsche Unternehmen den Fokus auf den Schutz der Kundendaten. POLYAS ermöglicht mit den zertifizierten Tools geheime Online-Wahlen in Echtzeit.

Durch die Erfahrungen der EKBO (Evangelische Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz) und den geplanten Einsatz bei der EKD Synode haben auch wir uns für POLYAS entschieden.

Mit POLYAS ist es möglich geheim abzustimmen und Wahlen rechtskonform durchzuführen. Und das ganze System gibt es zu überschaubaren Kosten. Auf der Website von POLYAS besteht auch die Möglichkeit die Kosten im Vorfeld zu berechnen.

In der Durchführung ist das System weitgehend selbsterklärend und bei Fragen steht der Support freundlich und zuverlässig zur Verfügung.

OpenSlides

Bei der 1. Digitalen Synode der oldenburgischen Kirche haben wir OpenSlides vorwiegend im Hintergrund als Organisationstool genutzt. Die Redeliste konnte so dem Präsidium komfortabel zur Verfügung gestellt werden, Anträge und andere Unterlagen wurden entsprechend aufbereitet präsentiert und im Hintergrund sorgt das System dafür, dass beispielsweise Mitarbeitende der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit jederzeit Zugriff auf Beschlusstexte und Abstimmungsergebnisse haben.

Das Potenzial von OpenSlides im Bezug auf eine digitale Synode ist damit noch lange nicht ausgeschöpft: Anwesenheitslisten, Online-Abstimmungen, Materialpool und noch viel mehr wäre möglich bei einem Einsatz von OpenSlides.

Bei der ersten digitalen Landessynode der Nordkirche wurde OpenSlides umfangreicher eingesetzt. Mit Vor- und Nachteilen.

Mein Fazit

Besser und Optimierung geht immer. Insgesamt blicke ich aber durchaus zufrieden auf zwei sehr stressige Wochen zurück. Wochen mit Druck, Wochen mit wenig Zeit für die Famile und Freude, Wochen in denen ich mit tollen Kolleg*innen zusammenarbeiten durfte. Und Wochen in denen wir etwas unmöglich scheinendes auf die Beine gestellt haben.

Und irgendwie fällt mir auf, dass ich alle Themenbereiche nur ganz grob angerissen habe. Wenn du Interesse an Details hast, melde dich gern. Wenn mehr Menschen fragen, reiche ich gerne detaillierte Infos nach.

Digitale Synode in der oldenburgischen Kirche: Das können wir wieder machen. Aber mit mehr zeitlichem Vorlauf und mehr OpenSlides. Und vielleicht auch mit dem Blick darauf, dass die Digitalisierung eben kein Hirngespinst von einigen Menschen da draußen ist. Digitalisierung geht (zum Glück) nicht mehr weg.

Wir müssen da ran – auch an leitenden und verantwortlichen Stellen.