Alle Ausschuss- und Synodenunterlagen an einem Ort? Im Vorfeld und während der Tagung gemeinsam an Anträgen arbeiten und vor Ort digital abstimmen? Das alles funktioniert mit dem Versammlungssystem OpenSlides. Ab sofort auch Gremienübergreifend und mit umfangreichem Archiv dank OpenSlides 4.0.

In der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg wird OpenSlides seit 2020 eingesetzt und die Nutzung stetig ausgebaut. In meiner Funktion als Mitarbeiter im Referat Bildung der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg unterstütze ich das Synodenbüro bei der Arbeit mit OpenSlides. In der bisherigen Version mussten für die Vorbereitung einer neuen Tagung einige Dinge bereinigt werden und später konnte nicht auf einfachem Weg auf Abstimmungsergebnisse oder Redelisten vorangegangener Tagungen zurückgegriffen werden. Das ändert sich mit der Version 4.0.

OpenSlides 4.0 mit Gremienmanagemenåt

In der neusten Version wird ein umfangreiches Gremienmanagement eingeführt. Das bedeutet, dass Organisationen mit beliebig vielen Gremien und Veranstaltungen arbeiten können (ggf. abhängig vom Leistungspaket).

Das Gremienmanagement in OpenSlides ermöglicht es, einmalige oder wiederkehrende Veranstaltungen zu definieren. So entsteht ein umfangreiches Archiv vergangener Veranstaltungen, was gerade für Synoden im kirchlichen Bereich interessant ist. So kann auch nach drei Jahren noch genau nachvollzogen werden wie Ergebnisse bei Abstimmungen aussahen ohne seitenweise Protokolle zu wälzen – Gremienübergreifend.

In Oldenburg haben so Synodale Zugriff auf Tagungsunterlagen der Synode und Unterlagen aller Ausschüsse, in denen sie sich engagieren – mit einem einzigen Login. Mit wenigen Klicks erhalten sie bei Veränderungen von Ausschüssen oder neuen Gremien alle notwendigen Zugriffe und Unterlagen.

Eine Erweiterung auf unterschiedliche Ebenen oder Gremienstrukturen ist durchaus denkbar. Künftig ist es technisch beispielsweise auch möglich Anträge zwischen verschiedenen Gremien weiterzuleiten.

OpenSlides vereinfacht Sitzungsarbeit

Mit OpenSlides können Abstimmungen wesentlich schneller durchgeführt werden als mit der klassischen Zettelmethode. Außerdem bietet die Nutzung gerade auch Protokollführenden eine wesentliche Vereinfachung. Hier hilft beispielsweise auch die digitale Redeliste, die mit genauen Zeitstempeln dokumentiert wer wann zu welchem Thema gesprochen hat.

Eine Bereitstellung von Unterlagen für Gäste, Referent*innen oder auch Pressevertreter*innen ist mit der umfangreichen Rechteverwaltung ebenfalls möglich.

Umsetzung ausbaufähig

Die WLAN Verbindung im Tagungsraum muss dringend stabil und zuverlässig laufen. Die Erfahrungen zeigen aber, dass OpenSlides wenig Datenhungrig ist und so auch ohne Hochleistungsnetz gut gearbeitet werden kann. Außerdem braucht es affine Menschen vor Ort, die bei Problemen helfen können – oft hilft es einfach die Seite neu zu laden.

Für die nächsten Tagungen planen wir im Vorfeld kurze Zoomtreffen, die kurz vor der Tagung noch einmal die wichtigen Funktionen (Abstimmungen, Wahlen, etc.) auffrischen.

Wichtig bleibt – nicht nur – bei der Nutzung von OpenSlides, dass regelmäßige Updates gemacht werden und Menschen mit dem Umgang ihrer Endgeräte vertraut sind.

Kontakt zu OpenSlides

Bei der Einrichtung von OpenSlides kann ich die Zusammenarbeit mit der Intevation GmbH in Osnabrück sehr empfehlen. Hier helfen engagierte und kompetente Mitarbeiten